TUTORIAL
MICROSOFT EXCEL[1]
Oleh:
Muhamad Maulana Yusuf[2]
Tutorial Ms Excel ini merupakan kelanjutan dari
tutorial dari Ms Word. Pada Ms Excel Anda dapat mengolah data-data kuantitatif
untuk kepentingan perencanaan
aktivitas dakwah yang akan dilakukan. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda
ikuti untuk mempelajari Ms Excel.
1.
Setelah
laptop menyala dan tampil desktop, Anda dapat memilih icon Ms Excel pada menu
Microsoft Office seperti tampak pada gambar berikut:
 |
| Gambar 1 |
2. Klik Blank Workbook lalu klik Create di kanan bawah Blank Workbook seperti pada gambar berikut:
 |
| Gambar 2 |
3. Setelah mengklik create, maka akan muncul lembar kerja baru yang siap anda isi dengan berbagai olahan angka dalam bentuk laporan keuangan, rencana anggaran belanja (RAB), dan lain-lain seperti tampak pada gambar berikut:
 |
| Gambar 3 |
4. Jika worksbook sudah muncul, berikut bagian dasar dari halaman awal pada
Ms Excel tersebut:
 |
| Gambar 4 |
Keterangan:
1) Nama Workbook.
2) Alamat Cell.
3) Workspace.
4) Scroll Bar.
5) Worksheet.
6) Status Bar.
5. Untuk memasukkan data ke dalam Excel,
lakukan prosedur sebagai berikut:
1) Pilih sel yang akan diisi dengan
menggunakan mouse atau keyboard (tombol kursor).
 |
| Gambar 5 |
2) Setelah sel terpilih, ketikkan data
yang ingin dimasukkan.
 |
| Gambar 6 |
3) Setelah selesai, tekan tombol Tab
atau Enter. Jika tombol Tab ditekan, kursor akan berpindah ke sel berikutnya.
Jika tombol Enter ditekan, kursor akan pindah satu baris ke bawah.
4) Jika diinginkan untuk tetap berada di
sel yang bersangkutan, jangan tekan tombol Tab atau Enter, tetapi klik pada
simbol √ di sebelah kiri Formula Bar.
 |
| Gambar 7 |
5) Jika ingin batal memasukkan data
tekan tombol Esc atau klik pada simbol X di sebelah kiri Formula Bar.
6) Jenis data yang bisa dimasukkan ke
dalam Excel di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Label/Teks: Merupakan data non
numerik. Label biasanya dipakai untuk membuat judul worksheet, heading dari
tabel maupun kolom. Bisa juga berupa data-data seperti nama, alamat, dan
sebagainya.
b. Values/Angka: Merupakan data numerik.
Termasuk di dalam jenis data ini adalah simbol mata uang, presentase, pecahan.
c. Tanggal: Data numerik yang berisi
tanggal.
d. Waktu: Data numerik yang berisi waktu.
e. Formula: informasi matematis
yang memberitahu Excel
untuk melakukan perhitungan persamaan yang menggunakan
nilai-nilai di dalam worksheet.
Contoh: =A1+A2+A3 akan memberitahu Excel untuk menjumlahkan nilai-nilai di sel
A1 dan A2 dan A3 kemudian menampilkan hasilnya.
f.
Fungsi:
merupakan bentuk perhitungan lebih kompleks yang disediakan oleh Excel. Contoh:
=SUM(A1:A10) akan menjumlahkan nilai-nilai yang berada di sel A1 sampai A10
kemudian menampilkan hasilnya.
6. Jika terjadi kesalahan memasukkan
data, dapat dilakukan dengan cara:
1) Pilih sel yang akan diubah.
2) Untuk melakukan perubahan sebagian
tekan tombol F2. Untuk melakukan perubahan keseluruhan lakukan pengetikan
ulang.
 |
| Gambar 8 |
7. Alamat sel dalam format yang paling
umum berupa alamat kolom dan alamat baris. Sebagai contoh, jika sebuah sel
berada di kolom A dan baris 1, maka alamat sel yang bersangkutan adalah A1
(lihat gambar 5).
8. Di samping menyebutkan alamat kolom
dan baris, bisa juga disertakan nama worksheet
dan workbook.
9. Contoh penyebutan alamat dengan
menyertakan nama worksheet adalah
sebagai berikut:
Sheet1!A1
Sheet1
merupakan nama worksheet yang
bersangkutan.
10. Contoh penyebutan alamat dengan
menyertakan nama worksheet dan workbook adalah sebagai berikut:
[Book1.xlsx]Sheet1!A1
Book1 merupakan nama workbook
yang bersangkutan.
11. Alamat untuk sekelompok sel (disebut
juga range), dimulai dengan alamat
sel pojok kiri atas, tanda ‘:’ dan diakhiri dengan alamat sel pojok kanan
bawah. Contoh bisa dilihat pada gambar berikut untuk kelompok sel dengan alamat
B3:D9.
 |
| Gambar 9 |
12. Selain dengan menyebutkan alamat dengan cara di atas, alamat sel bisa diganti dengan nama yang didefinisikan oleh pengguna. Untuk memberi nama kepada sebuah sel/sekelompok sel tertentu, langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Pilih
sel/kelompok sel yang diinginkan (lihat gambar 5).
2) Ketikkan
nama yang diinginkan di Name Box.
 |
| Gambar 10 |
13. Berkaitan dengan formatting atau pengaturan format yang berlaku untuk sel atau sekelompok sel dilakukan melalui menu/Ribbon Home. Jika ingin mengatur format dengan cara klasik, pilih menu Home – Format – Format Cells, tampilan berikut akan muncul.
 |
| Gambar 11 |
 |
| Gambar 12 |
14. Pengaturan format yang akan paling sering dilakukan adalah mengatur Format untuk:
a. Number:
Pengaturan tentang bagaimana menampilkan informasi sesuai dengan jenis data
yang dimasukkan.
b. Alignment:
Pengaturan tampilan berkaitan dengan batas-batas sel.
c. Font:
Pengaturan jenis huruf dan atribut yang berkaitan untuk menampilkan informasi.
15. Dalam
Format – Number, informasi bisa dikategorikan sebagai berikut:
a. General:
Menampilkan data tanpa atribut apapun.
b. Number:
Menampilkan angka ditambah dengan nilai desimal di belakang koma.
c. Currency:
Menampilkan simbol mata uang diikuti dengan angka.
Angka negatif ditampilkan dengan gaya tertentu.
d. Accounting:
Sama dengan Currency, tapi tidak mengatur angka negative.
e. Date:
Memberikan pilihan untuk menampilkan tanggal dengan format-format tertentu.
f.
Time: Memberikan pilihan untuk menampilkan waktu
dengan format-format tertentu.
g. Percentage:
Menambilkan angka ditambah dengan simbol %.
h. Fraction:
Menampilkan angka dalam bentuk pecahan.
i.
Scientific: Menampilkan angka dengan notasi ilmiah.
j.
Text: Untuk memberitahu Excel agar angka yang
dimasukkan diperlakukan sebagai teks.
k. Special:
Mengatur format-format khusus seperti kode pose, telpon dan lain-lain yang sebetulnya
bukan merupakan angka numerik.
l. Custom: Untuk membuat format yang didefinisikan oleh
pengguna.
Contoh tampilan bisa dilihat di gambar berikut:
 |
| Gambar 13 |
16. Untuk pengaturan alignment, apa saja yang bisa diatur bisa dilihat pada gambar berikut:
 |
| Gambar 14 |
Beberapa fitur yang mungkin akan sering digunakan
antara lain adalah:
- Pengaturan Text Alignment untuk Horizontal maupun
Vertical
- Pengaturan Orientation
- Pengaturan Wrap text
Untuk
pengaturan font, apa saja yang bisa diatur bisa dilihat pada gambar berikut:
 |
| Gambar 15 |
Dari tampilan, format yang bisa diatur antara lain
adalah:
a. Jenis Font
b. Style dari
Font
c. Ukuran Font
d. Warna Font
e. Garis bawah
dan efek-efek lain
17. Kalau
diperhatikan, tampilan di atas sedikit berbeda dengan apa yang bisa dilihat
pada Ribbon Home bagian Font. Bagian
yang tidak tersedia adalah Fill Color
dan Border. Bagian tersebut bisa juga
diakses melalui tab Fill dan Border pada gambar di atas.
18. Di samping
pengaturan format seperti disebutkan di atas, ada beberapa tips yang mungkin
bisa membantu dalam mengatur penampilan format
worksheet.
1) Tips 1, semua
pengaturan format sel bisa disalin ke sel-sel yang lain dengan menggunakan Format Painter. Untuk melakukan hal
tersebut, lakukan prosedur berikut:
1. Pilih sel
yang akan disalin formatnya.
2. Pilih Menu/Ribbon Home.
3. Klik pada Format Painter.
 |
| Gambar 16 |
4. Klik pada
sel tujuan.
2) Tips 2, jika
data yang dimasukkan membentuk tabel, kita bisa mengatur tampilan dengan gaya
yang sudah didefinisikan. Untuk melakukan hal tersebut, lakukan prosedur
berikut:
1. Pilih
kelompok sel yang akan dibentuk menjadi table.
2. Pilih Menu/Ribbon Home.
3. Klik pada Format as Table.
4.
Pilih gaya tabel yang diinginkan.
 |
| Gambar 17 |
 |
| Gambar 1 |
3) Tips 3, untuk
mengatur ukuran sel dengan mudah, lakukan prosedur berikut:
1. Pilih sel
yang akan diatur.
2. Pilih
Menu/Ribbon Home – Format.
 |
| Gambar 19 |
3. Atur ukuran
sel sesuai kebutuhan dengan menggunakan menu Cell Size.
19. Untuk
membuat grafik/chart kita memerlukan data yang hendak ditampilkan. Salah satu
contoh data bisa dilihat pada gambar berikut.
 |
| Gambar 20 |
20. Jika data sudah tersedia, proses membuat grafik/chart bisa dilakukan dengan mudah, seperti dibawah ini:
1) Klik salah
satu sel di dalam lokasi data.
2) Pilih Menu/Ribbon Insert.
3) Pada bagian
Charts, pilih jenis grafik/chart yang
diinginkan.
 |
| Gambar 21 |
4) Grafik/Chart akan tampil di worksheet.
 |
| Gambar 22 |
21. Untuk
melakukan perubahan terhadap Grafik/Chart,
klik pada Grafik/Chart yang
bersangkutan. Di Menu Bar akan muncul Menu/Ribbon
tambahan dengan judul Chart Tools. Di
bawah Chart Tools, ada 3 macam menu
yaitu:
- Design
- Layout
- Format
 |
| Gambar 23 |
22. Lakukan perubahan-perubahan yang diinginkan menggunakan Chart Tools sesuai kebutuhan. Di bagian Design, yang mungkin akan sering digunakan adalah pemilihan Chart Layouts dan pemindahan grafik/chart ke worksheet lain menggunakan Move Chart.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar