MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM DUNIA BISNIS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DISUSUN OLEH:

MUHAMAD MAULANA YUSUF

AI AISYAH

LINAWATI

FITRIA ARYANI

SITI SOPIAH

ROMI SAPUTRA

A.    Pendahuluan

   Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.

B.    Pengertian Administrasi Perkantoran dalam Dunia Bisnis

 

Pengertian administrasi perkantoran adalah proses pengawasan pengoperasian kantor secara rutin dan terus menerus. Administrasi perkantoran seringkali sulit dibedakan dengan tata-usaha perkantoran, karena memiliki beberapa persamaan seperti:

Berperan penting dalam melayani tugas pokok perusahaan secara umum

Bertujuan untuk mengumpulkan dan menyediakan segala macam data dan informasi yang berguna

Mendukung perkembangan perusahaan secara menyeluruh

Walaupun begitu, sebenarnya tata-usaha perkantoran masih menjadi bagian dari administrasi perkantoran. Tepatnya adalah bagian terkecil yang melibatkan pegawai rendah dengan ketrampilan praktis seperti mencatat, mengetik, menyortir, menyimpan arsip, dan sebagainya.

Untuk lebih memahami pengertian administrasi perkantoran, coba simak tugas – tugas dari seorang pegawai administrasi perkantoran berikut ini:


Komunikasi

Komunikasi disini bisa berupa email, telepon, atau bahkan bertemu secara langsung. Sebagai pegawai administrasi perkantoran, terkadang Anda diperlukan untuk berbicara dengan pihak luar mewakili perusahaan. Untuk itu, Anda harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Anda juga harus menguasai semua informasi yang ada di perusahaan. Pegawai administrasi perkantoran yang biasa mendapat tugas semacam ini adalah pegawai dengan level tinggi, misalnya setingkat manager atau direktur.

Melayani Customer

Terkadang ada customer yang memerlukan informasi lebih lanjut tentang perusahaan, terutama tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Hal ini mestinya tidak akan menjadi masalah jika Anda bisa berkomunikasi dengan baik. Namun terkadang, customer ingin menyampaikan komplain ketika mereka menghubungi pihak perusahaan. Inilah yang terkadang menjadi tantangan khusus untuk Anda. Disini, Anda harus melatih kesabaran dan kemampuan memahami kebutuhan customer. Tugas melayani customer biasanya dipegang oleh divisi customer service atau public relation.

Pendataan

Dalam menjalankan suatu bisnis, tentunya ada banyak data dan informasi yang terbuat dan terkumpul. Adalah tugas pegawai administrasi perkantoran untuk memilah data – data tersebut, menyusunnya secara sistematis, mengupdatenya secara rutin, menyimpannya dengan rapi, dan menyediakannya kepada pihak lain ketika dibutuhkan. Pendataan yang bersifat sederhana biasanya dikerjakan oleh bagian tata usaha atau karyawan dengan level rendah seperti staff.

Pengorganisasian

Salah satu bagian tugas dari administrasi perkantoran adalah mengorganisir setiap karyawan yang terlibat dalam suatu proyek atau proses produksi. Tugasnya meliputi mengawasi dan membimbing karyawan rendah, mengerjakan tugas dari atasan, memonitor jalannya proyek atau proses produksi agar berjalan sesuai rencana.

Setelah membaca uraian di atas, semoga sekarang Anda sudah bisa memahami pengertian administrasi perkantoran di dalam dunia bisnis beserta peranan yang dibawanya.

Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

 

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

 

William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

 

Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

 

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

 

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

 

Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

 

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:

Tata penyelenggaraan;

Pelaksanaan secara efesien;

Pengendalian, pengawasan dan pengarahan

Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

 

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

 

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

 

Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa  (PBB) sebagai berikut:

The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs”

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.

Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.

Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.

Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai  cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

C.     Hal-hal lain yang Berhubungan Dengan Urusan Kantor

Didalam sebuah buku yang berjudul Office Systems and Administration (Betty L. Schroeder And Diane Routhier Graf), dapat diuraikan administrasi kantor meliputi:

1.    Office Technology

2.    Office Administration

                                 I.           Office technology Mencakup antara lain:

1)    Data/ Information Processing, memproses data dan technologynya.

2)    Word/Information Processing

3)    Communication Technology, meliputi telephone, telecommunication, teleconferencing, dan lain-lain.

4)    Rcords Management Technology, Computer systems

5)    Reprograpichs Technology, Copying, Duplicating, The legal Aspect of Reprograpich.

6)    Software and Hardware.

7)    Ergonomics.

1.    Office Administration mencakup antara lain:

1)    Business Travel;

2)    Records Management;

3)    Reference Materials,

4)    Conference and Meeting;

5)    Information Distribution;

6)    Document Production;

7)    General office Prosudures

8)    Written comunication;

9)    Oral Comunications.

1.    a.     Ergonomics

Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkungan fisik termasuk didalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta sistem yang digunakan.

Dengan adannya ergonomics dapat diciptakan melalui beberapa faktor seperti desain perabot kantor, tata letak, teknologi perkantoran, suasana halaman kantor, batas penyekat ruangan, dll.

Faktor Ergonomics dilihat dari segi:

Efek Psikologis: Perabot kantor dan perlengkapan, cahaya, ventilasi, kondisi temperatur dan faktor suara.

Efek Phisiologi: Ukuran tinggi, tata letak.

Efek Sosiologis: Adanya peneglompokan kerja, pembentukan tim, pembentukan sosialisasi.

D.    Kesimpulan

perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Berdasarkan rumusan masalah yang diambil, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

 

1.    Istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran yaitu mempunyai pengertian yang sama.Dua pengertian ini juga dipertegas oleh PBB (1969) bahwav keduanya memiliki pengertian yang sama, meskipun biasa istilah administrasi itu lebih banyak digunakan dalam suatau Negara, sedangkan manajemen lebih banyak digunakan oleh perusahaan.

2.    Fungsi administrasi perkantoran digunakan sebagai saran untuk menjalankan sebuah perusahaan dimana membutuhkan kantor sebagai tujuan pokok usaha yang mencakup aktifitas pengawasan serta untuk menjalankan roda ekonomi suatu perusahaan dimana kantor mengurusi semua administrasi diantarannya pembayaran gaji pegawai, anggaran belanja  dan lain-lain. Fungsi tersebut antara lain mencakup :

o    Manajemen dan pengarahan

o    Tata laksana/penyelenggaraan

o    Pelaksana secara efisien

o    Manajemen

o    Pengawasan

o    Pengendalian dan pengawasan

o    Pengarahan dan pengawasan

o    Pengarahan

o    Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian.

TERIMAKASIH