Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran

Konsep dasar administrasi

Pengertian Administrasi             

• Menurut Bahasa terbagi menjadi 2: 

                        1. Inggris (Administstion) = megatur menagement

                        2. Belanda (Adminisstrate) = Pembukuan/ketatausahaan (Office work)                                                                                                                                             
                Jadi, menurut bahasa administrasi adalah pengaturan yang bersifat katatausahaan 

•    Menurut Istilah terdiri dari 2 pengertian:

Ø  Menurut George Terry: Suatu kegiatan yang berkaitan dengan proses pengubahan informasi/ keterangan yang bersifat tulisan yabg dapat di manfaatkan dalam suatu organisasi.

Ø  Menurut tata bahasa Indonesia : Suatu kegiatan yang secara sistematis dalam proses pengumpulan, pengolahan, penggandaan, pencatatan, pengarsipan dan pengiriman dalam suatu kegiatan kerja untuk menghasilkan keterangan atau informasi dalam mencapai tujuan suatu organisasi.

    Konsep Administrasi

      Berdasarkan penretian administrasi tata bahasa indonesia terhadap 6 konsep :

1. Menghimpun: Kegiatan mengadakan,mengumpulkan dan mengelompokan data-data                informasi/keterangan untuk di jadikan sebagai bahan/sumber kegiatan kerja.
2. Mencatat: Kegitan mengubah suatu data/informasi kedalam bentuk tertulis secara manual/elektronik.
3. Mengolah: Kegiatan memproses data atau informasi yanh sama dngn kebutuhan dan fungsinya untuk suatu kerja.
4. Mengadakan: Kegiatan membuat suatu data/informasitisama dengan aslinya baik secara manual/elektronik dalam jumlah yang lbh banyak.
5. Menyimpan/mengarsipkan: Kegiatan menata dan mengatur data atau informasi dalam suatu tempat dengan aturan tertentu sesuai dengan fungsi kegiatan kerja.
6. Mengirim: Kegiatan memindahkan data atau informasi darin suatu pihak kepihak lain.

 Unsur-unsur administrasi suatu organisasi:

1. Organisasi atau intansi, wadah/tempat di selenggarakannya pengadministrasian.
2. Personal: Pelaku baik seseorang atau sekelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas pengadministrasian.                      
3. Aktivitas: Bentuk-bentuk kegiatan kerja yang di laksanakan sebagai objek administrasi.
4. Proses: Pengaturan semua unsur administrasi untuk efektivitas kegiatan kerja.
5. Sarana dan prasarana: Alat kelengkapan yang digunakan dalam membantu kelancaran administrasi.
6. Tujuan: Penentu keputusan dalam perencanaan administrasi supaya lbh terarah:Kerja, waktu, alat.

 Fungsi-fungsi Administrasi 

• Pengertian Fungsi Administrasi  adalah serangkaian kegiatan pelaksanaan bentuk-bentuk pekerjaan dan tanggung jawab administrasi secara susun sistematis dan bertahan untuk epektivitas pencapaian tujuan kerja.
• Jenis-jenis fungsi administrasi di bagi menjadi 6 bagian:

1. Planning(Perencanaan)  Yaitu segala hal aktivitas yang akan di laksanakan.   
2. Organizing( Pengorganisasian) Yaitu pengelompokan atau pembagian dari semua aspek dalam kegiatan administrasi.
3. Actuating(Pelaksanaan) Yaitu kegiatan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi secara personal.
4. Motivating(Penggerak) Yaitu berbagai aspek atau faktor yang dapat mempengaruhi kualitas kerja.
5. Controling(Pengawasan) Yaitu suatu kegiatan untuk mengetahui segala hal yang berkaitan dengan kegiatan kerja.                                                                                                                     
6. Evaluting(Penilaian) Yaitu suatu aktivitas untuk mengetahui sejauh mana hasil suatu pekerjaan.

• Peranan fungsi administrasi dalam suatu organisasi

           Peranan-peranan  tersebut diantaranya:

1. Memberikan kebijakan dalam merencanakan  suatu kegiatan kerja.
2. Mempoluskan pada efektivitas dan efensiensi suatu  pekerjaan.
3. Memberikan peluang terhadap personal untuk mengembangkan dan membuat inovasi.
4. Dapat membantu pencapaian tujuan sacara maksimal.
5. Dijadikan sebagai daya dukung dalam perkembangan dan kemajuan suatu organisasi.

                Tugas Dan Tanggung Jawab Administrator     

A. Rincian pekerjaan Administrator

                   Administrasi peranan nya meliputi 6 aktivitas yaitu: perbuatan yg mengarah pada proses,  menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menghimoun keterangan.

Ø  Menurut George terry pekerjaan administrator dapat di kelompokan menjadi 7 golongan:

1.  Typing(mengetik)                 : 24,6% | komputer
2.  Calculating(menghitung)      : 19,5% | MTK
3. Checting(memeriksa)            : 12,3% | Teliti
4. Filing(menyimpan)                : 10,2% | Arsip
5. Telephoning(menelpon)        : 8,8% | Komunikasi
6. Duplicating (manggandakan): 6,4% | operasi atau mesin
7. Mailing(mengirim surat)       : 5,5% | Korespodensi
8. Other(lain-lain)                      : 12,7% | Tambahan lain

                                                             100%

Ø  Menurut versi indonesia mengelompokan tugas-tugas Administrator dapat dibagi menjadi :

1. Korespodensi : Mengelola surat menyurat 1,2,3,4,7
2. Penyetensilan : Mengadakan keterangan-keterangan meliputi 4,6
3. Ekspedisi        : Mengirim surat-surat meliputi 5,7,4

B. Pengorganisasi Tugas Adminstrasi
                  Dapat dikelompokan menjadi 2 bagian :

1. Asas Pementasan (Sentralisasi) Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di samping satuan-satuan operatif.
2. Asas pemacaran (Desentralisasi) Dalam asas ini masing-masing satuan organisasi di samping melaksanakan tugas utama juga melakukan tugas administrasi yang berhubungan dengan utamanya.

           Menejer                                                                                                            Produksi

Administrasi

          

            Pemasaran                                                                                                       Keuangan

Keterangan : Asas Pemutusan (Sentralisasi)    

                     Asas Pemencaran ( Desentralisasi)

                               Menejer                                                                                         Menejer

Keuangan            Administrator                                                       Keuangan          Administrasi

                              Gudang                                                                                            Gudang

                                  Sistem komunikasi administrasi

A.Pengertian sistem

               Suatu bagian yang memiliki keterkaitan dengan bagian lain yang tidak dapat dipisahkan.
     Pengertian komunikasi
               Suatu proses/kegiatan menyampaikan informasi, ide, atau gagasan dari suatu pihak kepihak  lain baik secara langsung maupun tdk langsung.
Jadi sistem komunikasi administrasi adalah suatu pola/jalur komunikasi antara bagian satu dengan bagian lain yang memiliki keterkaitan dalam suatu organisasi.

B. Komponen-komponen Komunikas

1.  Komunikator : Orang yang menyampaikan informasi
2.  Komunikaan : Orang yang menerima informasi
3. Message         : Isi atau inti informasi di sampaikan 
4. Medium         : Alat/peralatan untuk menyampaikan informasi
5. Attitide          : Sikap yangmuncul pada saat menyampaikan informasi

C. Jenis-jenis kegiatan komunikasi

1. Komunikasi Lisan : Komunikasi ini dpt di lakukan secara langsung dengan tatap muka dan bisa juga secara tidak langsung melalui alat komunikasi. 
2. Komunikasi Tulisan: Komunikasi yang di lakukan dengan cara penyampaian informasi secara tertulis:- Manual (tulis tangan) dan - Elekronik
3. Komunikasi Simbol : Komunikasi yang di lakukan melalui pembuatan tanda atau simbol-simbol tertentu yang dapat di pahami secara umum dan memiliki tujuan yang jelas.

D. Prinsip-prinsip komunikasi efektif

1. Memiliki wawasan yang luas
2. Luas dalam pergaulan
3. Memiliki percaya tinggi yang tinggi 
4. Mampu menguasai keadaan
5. Terampil dalam menyusun dan menata bahasa komunikasi

                       Alur Administrasi Komunikasi

        Konsep alur komunikasi administrasi

1. Alur komunikasi adalah sistem jaringan atau arah penyampaian komunikasi mengacu kepada struktur suatu organisasi dengan tujuan supaya penyampai penerimaan dapat terlaksana secara efektive dan efisien baik dari segi waktu maupun aspek personal.
2. Jenis alur komunikasi 

• Alur Pertikal yaitu alur komunikasi yang arahnya bergerak dari atas ke bawah/sebaliknya ,dan memiliki perbedaan antara bagian atas dan bawahnya yaitu :

1. Komunikasi atas bersifat kewenangan, pemberian tugas, penerimaan laporan, pengawasan dan evaluasi / penilaian
2. Komunikasi bawah bersifat bertanggung jawab, pelaporan, pelaksanaan, intruksi dan perbaikan.

• Alur Horizontal yaitu komunikasi yang arah dan jalurnya berada pada jabatan yang sama satu posisi. 

 Sifat alur horizontal :

1. Kordinasi : Proses komunikasi yang berhubungan dengan peranan yg saling mempebgaruhi dan melengkapi antar bagian.
2. Akomodasi : Proses komunikasi yg berkait dengan kelengkapan antar bagian dan saling melengkapi.
3. Birokrasi : Hubungan yang sifatnya mengikat antara bagian.

    3.  Bentuk komunikasi

A. Komunikasi Lisan terdiri dari 2 macam :

1. Komunikasi lisan secara langsung dengan tatapan muka yaitu komunikasi antara komunikator dan komunikan.
Aturan-aturan komunikasi secara langsung :

• Ucapkan salam dan berikan sambutan yang hangat.
• Berikan sapaan dalam bentuk tawaran  bantuan.
• Tinggalkan sementara pekerjaan yang sedang di lakukan dan usahakan dalam keadaan berdiri.
• Lakukan komunikasi secara sederhana jelas dan terarah.
• Berikan pelayanan dengan baik.
• Bertanya dan menjawab secara jelas sesuai dengan pokok permasalahan.
• Akhir pembicaraan dengan mengesankan.

2. Komunikasi Lisan secara langsung melalui telepon 

 Aturan-aturan yang harus di perhatikan:

•  Angkat telepon pada deringan pertama.
• Ucapkan salam.
• Perkenalan identitas instansi secara singkat.
• Ucapkan sapaan dalam pemberian bantuan.
• Hindari penggunaan sapaan bapak atau ibu kecuali jika sudah ada keyakinan dari jenis kelamin orang yang berbicara.
• Lakukan komunikasi secara jelas, singkat, dan terarah.
• Menggunakan suara yang lembut.
• Akhiri percakapan setelah lawan bicara merasa cukup dalam berkomunikasi.
• Akhiri dengan jawaban salam dan tutup telepon setelah telepon lawan bicara sudah mari.

B. Komunikasi Tulisan

        Komunikasi tulisan yaitu bentuk komunikasi yang dilakukan melalui tulisan yang dapat mewaliki suatu informasi.Bentuk komunikasi tulisan/

1. Surat menyurat
2. Laporan kegiatan
3. Proyek proposal
4. Jurnal

1. Surat menyurat

A. Pengertian surat(manual, elektik)
         Surat adalah bahan atau serta media yang di gunakan untuk menyampaikan informasi yang bersifat tertulis dan dapat dipahamidari satu pihak kepihak lain.
Diatara pertimbangan tersebut adalah:

1. Materi bahasan yang cukup banyak
2. Informasi yang bersifat pribadi
3. Pihak yang dituju dengan jarak cukup jauh
4. Bersifat kedinasan   

B. Tujuan komunikasi melalui surat

1. Untuk menyampaikan informasi
2. Mengefektifkan waktu dalam proses komunikasi
3. Mempercepat alur komunikasi

2. Laporan kegiatan 

      Suatu dokumen yang bersifat tertulis yang disusun setelah melaksanakan suatu kegiatan untuk di jadikan sebagai bahan penilaian format laporan tidak memiliki bentukyang baku.Tetapi disesuaikan dengan jenis instansi bentuk kegiatan atau sifat organisasi secara umum laporan memuat berbagai hal tersebut :

1. Judul laporan kegiatan
2. Jenis dan nama instansi
3. Tahun pembuatan
4. Uraian tentang kegiatan secara menyeluruh

3. Proyek Proposal

              Proposal merupakan suatu alat atau media komunukasi dalam bentuk tertulis untuk mengajukan permohonan, perizinan, bantuan/acuan.
Bagian-bagian proposal adalah sebagai berikut :

1. Halaman muka (cover):

• Judul kegiatan 
• Logo instansi/ perusahaan(apabila bibuat oleh sutu organisasi)
• Disusun oleh (apabila dibuat oleh individu/kelompok)
• Nama instansi/organisasi terkait
• Tahun pembuatan/penyusan

     2.  Lembar pengesahan:

•   Nama dan jabatan orang yang menyusun proposal dilengkapi tanda tangan.
•   Mengesahkan oleh pejabat atau pimpinan yang ada kaitannya dengan kegiatan.

     3.  Daftar isi

     4.  Pembahasan :

• Latar belakang
• Dasar hukum
• Nama dan tema kegiatan
• Tempat dan waktu kegiatan 
• Maksud dan tujuan 
• Sasaran
• Jenis kegiatan

     5. Susunan kepanitian

•  Apabila kegiatan tersebut dilaksanakan oleh sekelompok orang. Jika dilakuka individu             hanya memuat identitas penyusun.      

      6. Rincian atau uraian dan jadwal kegiatan :

• Nomor urut, waktu, pelaksanaan, jenis kegiatan, target penyelesaian, dan penanggung jawab.

     7. Anggaran pembiayaan :

• Pemasukan dan pengeluaraan

     8. Penutup

• Kesimpulan dan saran

     9. Dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan.