MAKALAH MANAJEMEN
PERKANTORAN DALAM DUNIA BISNIS
DISUSUN OLEH:
MUHAMAD MAULANA YUSUF
AI AISYAH
LINAWATI
FITRIA ARYANI
SITI SOPIAH
ROMI SAPUTRA
A. Pendahuluan
Perkembangan ilmu administrasi perkantoran
memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran.Dengan telah
terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur mengenai berbagai kerja
ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu diajarkan
pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor
dalam usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.
B. Pengertian Administrasi Perkantoran dalam Dunia Bisnis
Pengertian administrasi
perkantoran adalah proses pengawasan pengoperasian kantor secara rutin dan
terus menerus. Administrasi perkantoran seringkali sulit dibedakan dengan
tata-usaha perkantoran, karena memiliki beberapa persamaan seperti:
Berperan penting dalam
melayani tugas pokok perusahaan secara umum
Bertujuan untuk
mengumpulkan dan menyediakan segala macam data dan informasi yang berguna
Mendukung perkembangan
perusahaan secara menyeluruh
Walaupun begitu, sebenarnya tata-usaha perkantoran masih menjadi bagian dari
administrasi perkantoran. Tepatnya adalah bagian terkecil yang melibatkan
pegawai rendah dengan ketrampilan praktis seperti mencatat, mengetik,
menyortir, menyimpan arsip, dan sebagainya.
Untuk lebih memahami pengertian administrasi perkantoran, coba simak tugas –
tugas dari seorang pegawai administrasi perkantoran berikut ini:
Komunikasi
Komunikasi disini bisa
berupa email, telepon, atau bahkan bertemu secara langsung. Sebagai pegawai administrasi
perkantoran, terkadang Anda diperlukan untuk berbicara dengan pihak luar
mewakili perusahaan. Untuk itu, Anda harus memiliki kemampuan berkomunikasi
yang baik. Anda juga harus menguasai semua informasi yang ada di perusahaan.
Pegawai administrasi perkantoran yang biasa mendapat tugas semacam ini adalah
pegawai dengan level tinggi, misalnya setingkat manager atau direktur.
Melayani Customer
Terkadang ada customer
yang memerlukan informasi lebih lanjut tentang perusahaan, terutama tentang
produk atau jasa yang ditawarkan. Hal ini mestinya tidak akan menjadi masalah
jika Anda bisa berkomunikasi dengan baik. Namun terkadang, customer ingin
menyampaikan komplain ketika mereka menghubungi pihak perusahaan. Inilah yang
terkadang menjadi tantangan khusus untuk Anda. Disini, Anda harus melatih
kesabaran dan kemampuan memahami kebutuhan customer. Tugas melayani customer
biasanya dipegang oleh divisi customer service atau public relation.
Pendataan
Dalam menjalankan suatu
bisnis, tentunya ada banyak data dan informasi yang terbuat dan terkumpul.
Adalah tugas pegawai administrasi perkantoran untuk memilah data – data
tersebut, menyusunnya secara sistematis, mengupdatenya secara rutin,
menyimpannya dengan rapi, dan menyediakannya kepada pihak lain ketika dibutuhkan.
Pendataan yang bersifat sederhana biasanya dikerjakan oleh bagian tata usaha
atau karyawan dengan level rendah seperti staff.
Pengorganisasian
Salah satu bagian tugas
dari administrasi perkantoran adalah mengorganisir setiap karyawan yang
terlibat dalam suatu proyek atau proses produksi. Tugasnya meliputi mengawasi
dan membimbing karyawan rendah, mengerjakan tugas dari atasan, memonitor
jalannya proyek atau proses produksi agar berjalan sesuai rencana.
Setelah membaca uraian di atas, semoga sekarang Anda sudah bisa memahami
pengertian administrasi perkantoran di dalam dunia bisnis beserta peranan yang
dibawanya.
Manajemen Perkantoran
Sebagaimana
kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan,
perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak
selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.
The Liang Gie
(1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari
para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur Grager “Office
management is the function of administering the commonication and record
service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
William Leffingwell
& Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art
and science of management which is concerned with the effecient performance of
office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen
perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).
Hal Nourse “It seems to
me that office management in the broather sense might embrance, not only the
generally accepted service function, but also the arise og functional control
administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen
perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga
bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap
kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry “Office
management can be defined as the planning can defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is
so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
Setelah mengemukakan
rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya
mengenai manajemen perkantoran.
Dia mengatakan:
Pada pokoknya manajemen
perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.
Dari berbagai rumusan
mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi
rangkaian kegiatan:
Tata penyelenggaraan;
Pelaksanaan secara
efesien;
Pengendalian,
pengawasan dan pengarahan
Perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Oleh karena itu, secara
ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat
dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian
pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun demikian, perlu
kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan
perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran administrasi
dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal
itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB)
sebagai berikut:
The terms
Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms
administration has been applied more to the counduct of public affairs and the
terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency
in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public
affairs”
(Istilah-istilah
Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti.
Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan
dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada
urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan
untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara)
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas
pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
Menghimpun, yaitu
kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan.
Mencatat, yaitu
kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan
sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk
dengan alat rekam suara atau film di era modern.
Mengolah, yaitu
bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar
mudah untuk digunakan.
Mengganda, yaitu
kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
Mengirim, yaitu
kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak
lain.
Menyimpan, yaitu
kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
C.
Hal-hal lain yang Berhubungan Dengan Urusan Kantor
Didalam sebuah buku yang
berjudul Office Systems and Administration (Betty L. Schroeder
And Diane Routhier Graf), dapat diuraikan administrasi kantor meliputi:
1. Office Technology
2. Office Administration
I.
Office technology Mencakup antara lain:
1) Data/
Information Processing, memproses data dan technologynya.
2) Word/Information
Processing
3) Communication
Technology, meliputi telephone, telecommunication, teleconferencing,
dan lain-lain.
4) Rcords
Management Technology, Computer systems
5) Reprograpichs
Technology, Copying, Duplicating, The legal Aspect of Reprograpich.
6) Software
and Hardware.
7) Ergonomics.
1. Office Administration mencakup antara lain:
1) Business
Travel;
2) Records
Management;
3) Reference
Materials,
4) Conference
and Meeting;
5) Information
Distribution;
6) Document
Production;
7) General
office Prosudures
8) Written
comunication;
9) Oral
Comunications.
1. a. Ergonomics
Ergonomics adalah suatu
studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkungan fisik termasuk
didalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta sistem yang
digunakan.
Dengan adannya ergonomics
dapat diciptakan melalui beberapa faktor seperti desain perabot kantor, tata
letak, teknologi perkantoran, suasana halaman kantor, batas penyekat ruangan,
dll.
Faktor Ergonomics dilihat
dari segi:
Efek Psikologis: Perabot
kantor dan perlengkapan, cahaya, ventilasi, kondisi temperatur dan faktor
suara.
Efek Phisiologi: Ukuran
tinggi, tata letak.
Efek Sosiologis: Adanya
peneglompokan kerja, pembentukan tim, pembentukan sosialisasi.
D. Kesimpulan
perkataan kantor adalah
lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan
adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata
penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan
pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Berdasarkan rumusan
masalah yang diambil, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran yaitu
mempunyai pengertian yang sama.Dua pengertian ini juga dipertegas
oleh PBB (1969) bahwav keduanya memiliki pengertian yang sama, meskipun biasa
istilah administrasi itu lebih banyak digunakan dalam suatau Negara, sedangkan
manajemen lebih banyak digunakan oleh perusahaan.
2. Fungsi administrasi perkantoran digunakan sebagai saran untuk
menjalankan sebuah perusahaan dimana membutuhkan kantor sebagai tujuan pokok
usaha yang mencakup aktifitas pengawasan serta untuk menjalankan roda ekonomi
suatu perusahaan dimana kantor mengurusi semua administrasi diantarannya
pembayaran gaji pegawai, anggaran belanja dan lain-lain. Fungsi tersebut
antara lain mencakup :
o
Manajemen dan pengarahan
o
Tata
laksana/penyelenggaraan
o
Pelaksana secara efisien
o
Manajemen
o
Pengawasan
o
Pengendalian dan
pengawasan
o
Pengarahan dan pengawasan
o
Pengarahan
o
Perencanaan, pengendalian
dan pengorganisasian.
TERIMAKASIH ![*:) senang]()
